Specjalista ds. koordynacji i rozliczania projektów (Nr. Ref.: IBE/ZZP/333/SRP/1711/BIP)
Instytut Badań Edukacyjnych (IBE) jest placówką badawczą prowadzącą interdyscyplinarne badania naukowe oraz projekty wdrożeniowe dotyczące funkcjonowania i efektywności systemu edukacji w Polsce, a także powiązań edukacji z rynkiem pracy. Instytut uczestniczy w krajowych i międzynarodowych projektach badawczych i wdrożeniowych, przygotowuje raporty, sporządza ekspertyzy oraz pełni funkcje doradcze. W Instytucie pracuje 280 osób zajmujących się edukacją i rynkiem pracy, w tym uczeniem się przez całe życie. Zatrudniamy socjologów, psychologów, pedagogów, ekonomistów i politologów. Nasi pracownicy to w większości wybitni specjaliści w swoich dziedzinach, posiadający bogate doświadczenie zawodowe obejmujące prace badawcze oraz wdrożeniowe, współpracę z partnerami społecznymi, w tym biznesem, a także pracę dydaktyczną, pracę w administracji publicznej, marketingowych organizacjach badania rynku i opinii oraz organizacjach pozarządowych.
Obecnie, z uwagi na rozwój projektów krajowych i międzynarodowych, poszukujemy osoby do Zespołu Zarządzania Projektami w IBE na stanowisko:
Specjalista ds. koordynacji i rozliczania projektów
Miejsce pracy: Warszawa
Nr. Ref.: IBE/ZZP/333/SRP/1711/BIP
Osoba na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za koordynację projektów od strony administracyjno-finansowej, rozliczanie i monitoring ich realizacji zgodnie z umowami o dofinansowanie, ze szczególnym uwzględnieniem wykonania planów rzeczowo-finansowych i harmonogramów.
Główne obowiązki:
1. Koordynacja projektów od strony administracyjno-finansowej, w tym:
- przygotowywanie dokumentacji finansowej projektów/ zadań,
- monitorowanie realizacji projektów/ zadań Instytutu, w tym:
- wykonania planu finansowania/ budżetu projektu/ zadania i poprawności wydatkowanych pieniędzy zgodnie z wnioskiem projektowym;
- wykonania harmonogramów rzeczowych i finansowych projektów/ zadań;
- realizacji wskaźników projektów/ zadań;
- działań koniecznych do podjęcia na rzecz minimalizacji ryzyka realizacji projektu/ zadania niezgodnie z umową o dofinansowanie;
- kontrolowanie poprawności aspektów finansowo-rozliczeniowych projektów/ zadań, w tym wydatkowania środków finansowych;
- wspieranie kierowników projektów/ zadań w zakresie analizy ryzyka w projekcie i przygotowaniu danych do sprawozdań z postępu realizacji projektu zgodnie z wymaganiami Instytucji finansujących danych projekt;
- sporządzanie raportów i sprawozdań finansowych z projektów/ zadań;
- analizowanie i planowanie we współpracy z kierownikami projektów bieżących wydatków oraz działań formalnych niezbędnych do podjęcia w ramach projektów/ zadań;
- weryfikowanie i potwierdzanie kwalifikowalności wydatków oraz dostępności środków w budżecie projektu/ zadania;
- reagowanie na potrzebę ewentualnych zmian w projekcie/ zadaniu i współpraca z kierownikami projektów/ zadań przy ich dokonywaniu, w szczególności w zakresie zmiany budżetu projektu/ zadania;
- bieżące monitorowanie wytycznych odnoszących się do projektów realizowanych przez IBE oraz przekazywanie istotnych informacji na ten temat pracownikom IBE odpowiedzialnym za ich wdrażanie;
- bieżący kontakt z instytucjami finansującymi projekty/ zadania realizowane przez IBE oraz instytucjami partnerskimi, w zakresie odpowiadającym zadaniom realizowanym przez ZZP, bieżąca obsługa administracyjna projektów/ zadań w zakresie przepływu dokumentów;
- prowadzenie dokumentacji oraz korespondencji wewnętrznej oraz zewnętrznej związanej z realizacją i rozliczaniem projektów/ zadań;
2. Współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie związanym z monitorowaniem i rozliczaniem prowadzonych projektów/ zadań, w tym z Zespołem Głównego Księgowego przy przygotowaniu sprawozdań finansowych (rozliczenie projektu/ zadania).
3. Przygotowywanie danych i analiza porównawcza dot. wybranych aspektów realizowanych projektów, na potrzeby wewnętrzne Instytutu oraz w odpowiedzi na zapytania Instytucji zewnętrznych, w tym kontrolujących projekty.
4. Inne polecenia przełożonego zbieżne ze stanowiskiem pracy.
Wymagania:
- co najmniej 2-letnie doświadczenie w realizacji i rozliczaniu projektów, w tym współfinansowanych ze środków unijnych,
- doświadczenie w formułowaniu budżetu projektu, nadzorowaniu realizacji budżetu i harmonogramu projektu,
- znajomość aktualnych zasad i wytycznych dotyczących realizacji projektów finansowanych oraz kwalifikowalności kosztów,
- odpowiedzialność i samodzielność,
- bardzo dobra organizacja pracy, systematyczność i dokładność w wykonywaniu zadań,
- znajomość języka angielskiego w stopniu dobrym (pożądany poziom B2), z naciskiem na umiejętność rozumienia treści zw. z zarządzaniem projektami i pisaniem,
- praktyczna znajomość obsługi Pakietu MS Office, w szczególności Excela.
Mile widziane doświadczenie w realizacji i rozliczaniu projektów finansowanych z programów Horyzont 2020, POWER oraz ze środków Europe Aid.
Oferujemy:
- pracę w otwartym i chętnie dzielącym się wiedzą Zespole,
- wysoki poziom dynamiki i samodzielności działania w odniesieniu do zakresu zadań,
- pakiet benefitów, tj. karta OK System, ZFŚS,
- możliwość skorzystania na preferencyjnych warunkach z ubezpieczenia grupowego oraz prywatnej medycyny pracy,
- wynagrodzenie zasadnicze w przedziale: 5 600 – 6 000 zł brutto,
- zatrudnienie na umowę o pracę w wymiarze 1 etatu,
- pierwsza umowa na okres próbny z perspektywą zawarcia umowy na czas określony.
Osoby zainteresowane prosimy o przesyłanie CV i listu motywacyjnego w terminie do 28.11.2020 na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi.
Prosimy o wpisanie w tytule Nr. Ref.: IBE/ZZP/333/SRP/1711/BIP
Instytut Badań Edukacyjnych realizuje politykę równych szans w zatrudnieniu.
Po etapie analizy aplikacji, skontaktujemy się z wybranymi kandydatami i kandydatkami.
Prosimy kandydatów i kandydatki o dołączenie Oświadczeń:
- Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych w kolejnych rekrutacjach:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu wykorzystania ich w kolejnych naborach prowadzonych przez IBE przez okres najbliższych 6 miesięcy” – w przypadku chęci uczestnictwa w kolejnych naborach prowadzonych przez IBE przez okres najbliższych 6 miesięcy.
- Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, które zamieściłem w liście motywacyjnym oraz załączonych do niego dokumentach” – jeśli w składanych dokumentach zawarte są szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO.
Informacja o przetwarzaniu danych osób ubiegających się o zatrudnienie
Administrator
Administratorem Państwa danych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Instytut Badań Edukacyjnych z siedzibą w Warszawie (01-180), przy ul. Górczewskiej 8 (IBE), jako pracodawca.
Inspektor ochrony danych
Mogą się Państwo kontaktować z inspektorem ochrony danych osobowych pod adresem poczty elektronicznej: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi. , telefonicznie pod nr.: 22 2417143 lub wysyłając korespondencję na adres siedziby IBE.
Cel i podstawy przetwarzania
Państwa dane osobowe w zakresie wskazanym w przepisach prawa pracy (art. 221 Kodeksu pracy) będą przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO[1]), natomiast inne dane – na podstawie Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), która może zostać cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
IBE będzie przetwarzał Państwa dane osobowe, także w kolejnych naborach pracowników, jeżeli wyrażą Państwo na to zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), która może zostać cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Jeżeli w dokumentach zawarte są dane szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie Państwa zgoda na ich przetwarzanie (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), która może zostać cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Odbiorcy danych osobowych
Odbiorcami Państwa danych osobowych będą pracownicy IBE, upoważnieni do przetwarzania danych osób ubiegających się o zatrudnienie w IBE.
Okres przechowywania danych
Państwa dane zgromadzone w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przechowywane do zakończenia procesu rekrutacji.
W przypadku wyrażonej przez Państwa zgody na wykorzystywanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, Państwa dane będą wykorzystywane przez 6 miesięcy.
Prawa osób, których dane dotyczą
Mają Państwo poniższe prawa:
1) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
3) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
4) prawo do usunięcia danych osobowych;
5) prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Informacja o wymogu podania danych
Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie przez Państwa innych danych jest dobrowolne.
[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).