Specjalista/ Specjalistka ds. obsługi sekretariatu Dyrekcji (Nr ref.: IBE/D/766/Specjalista/-tka ds. obsługi sekretariatu Dyrekcji/1806/BIP)
Instytut Badań Edukacyjnych (IBE) jest placówką badawczą prowadzącą interdyscyplinarne badania naukowe oraz projekty wdrożeniowe dotyczące funkcjonowania i efektywności systemu edukacji w Polsce, a także powiązań edukacji z rynkiem pracy. Instytut uczestniczy w krajowych i międzynarodowych projektach badawczych i wdrożeniowych, przygotowuje raporty, sporządzaekspertyzy oraz pełni funkcje doradcze. W Instytucie pracuje około 380 osób zajmujących się edukacją i rynkiem pracyw tym uczeniem się przez całe życie. Zatrudniamy socjologów, psychologów, pedagogów, ekonomistów i politologów. Nasi pracownicy to w większości wybitni specjaliści w swoich dziedzinach, posiadający bogate doświadczenie zawodowe obejmujące prace badawcze oraz wdrożeniowe, współpracę z partnerami społecznymi, w tym biznesem, a także pracę dydaktyczną, pracę w administracji publicznej, marketingowych organizacjach badania rynku i opinii oraz organizacjach pozarządowych.
Aktualnie poszukujemy osoby na stanowisko:
Specjalista/Specjalistka ds. obsługi sekretariatu Dyrekcji Instytutu
miejsce wykonywania pracy: Warszawa, ul. Górczewska 8
Nr ref.: IBE/D/766/Specjalista/-tka ds. obsługi sekretariatu Dyrekcji/1806/BIP
Główne obowiązki:
- bieżąca obsługa sekretariatu Dyrekcji Instytutu Badań Edukacyjnych:
- obsługa rozmów telefonicznych,
- koordynowanie kalendarzy spotkań,
- obsługa poczty wychodzącej i przychodzącej,
- sporządzanie protokołów oraz notatek ze spotkań,
- nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów wpływających do sekretariatu (korespondencja, umowy, wnioski itp.) oraz nadzór nad poprawnością dokumentacji zgodnie ze standardami Instytutu,
- wstępne przygotowanie:
- pism dotyczących współpracy z Ministerstwami i podmiotami współpracującymi z Instytutem,
- pism odpowiedzi na listy, raportów, zestawień i prezentacji zleconych przez Dyrekcję IBE,
- organizacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych Dyrekcji oraz obsługa gości zewnętrznych,
- zapewnienie prawidłowej komunikacji między Dyrekcją IBE a Kierownikami Zespołów,
- organizowanie i koordynowanie wyjazdów służbowych Dyrekcji IBE (krajowych i zagranicznych),
- dbanie o pozytywny wizerunek sekretariatu oraz Instytutu.
Wymagania wobec kandydatów/kandydatek:
- wykształcenie wyższe,
- bardzo dobra znajomość języka angielskiego umożliwiająca swobodną komunikację słowną i pisemną,
- minimum 2 - letnie doświadczenie zawodowe na stanowisku administracyjno - biurowym lub w sekretariacie,
- praktyczna znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Power Point),
- umiejętność biegłej obsługi poczty elektronicznej oraz kalendarza Google,
- atutem będzie praktyczna znajomość zasad obiegu dokumentów zgodnie z Instrukcją kancelaryjną i JRWA,
- wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne i komunikacyjne,
- samodzielność i bardzo dobra organizacji pracy,
- swoboda w formułowaniu myśli w formie pisemnej i ustnej, atutem będzie umiejętność pisania pism urzędowych,
- wykazywanie inicjatywy w działaniu, dokładność i terminowość, odpowiedzialność,
- wysoka kultura osobista i etyka pracy.
Oferujemy:
- pracę w instytucie badawczym o bogatym doświadczeniu realizującym liczne badania w obszarze edukacji i wdrażającym nowoczesne, cyfrowe rozwiązania wspierające edukację,
- pracę w lokalizacji z dogodną miejską komunikacją,
- bezpłatny parking pracowniczy,
- pakiet benefitów, tj. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, karta Medicover Sport,
- możliwość skorzystania z ubezpieczenia grupowego oraz prywatnej opieki medycznej na preferencyjnych warunkach.
Warunki zatrudnienia:
- wynagrodzenie zasadnicze w przedziale: 7000 - 7500 zł brutto miesięcznie (w zależności od doświadczenia Kandydata/ Kandydatki),
- zatrudnienie na umowę o pracę w wymiarze 1 etatu,
- pierwsza umowa na 3-miesięczny okres próbny.
Dostępność:
Instytut Badań Edukacyjnych jest pracodawcą równych szans w zatrudnieniu. Aplikacje rozważane są z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Jeśli Pani/Pan jest osobą z niepełnosprawnością, może skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu. Prosimy wraz z dokumentami aplikacyjnymi złożyć kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.
W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Instytucie Badań Edukacyjnych, w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, był mniejszy niż 6%.
Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV w terminie do dnia 17 lipca 2024 r. na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi. ; mile widziany list motywacyjny
Prosimy o wpisanie w tytule e-maila Nr ref.: IBE/D/766/Specjalista/-tka ds. obsługi sekretariatu Dyrekcji/1806/BIP
Informujemy, że po etapie analizy wszystkich aplikacji, skontaktujemy się z wybranymi kandydatami.
Oświadczenia kandydatów i kandydatek do pracy o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych
Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych w kolejnych rekrutacjach:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu wykorzystania ich w kolejnych naborach prowadzonych przez IBE przez okres najbliższych 9 miesięcy” – w przypadku chęci uczestnictwa w kolejnych naborach prowadzonych przez IBE przez okres najbliższych 6 miesięcy.
Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, które zamieściłem w liście motywacyjnym oraz załączonych do niego dokumentach” – jeśli w składanych dokumentach zawarte są szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO.
Informacja o przetwarzaniu danych osób ubiegających się o zatrudnienie
Administrator
Administratorem Państwa danych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Instytut Badań Edukacyjnych z siedzibą w Warszawie (01-180), przy ul. Górczewskiej 8 (IBE), jako pracodawca.
Inspektor ochrony danych
Mogą się Państwo kontaktować z inspektorem ochrony danych osobowych pod adresem poczty elektronicznej: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi. , telefonicznie pod nr.: 22 2417143 lub wysyłając korespondencję na adres siedziby IBE.
Cel i podstawy przetwarzania
Państwa dane osobowe w zakresie wskazanym w przepisach prawa pracy (art. 221 Kodeksu pracy) będą przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO[1]), natomiast inne dane – na podstawie Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), która może zostać cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
IBE będzie przetwarzał Państwa dane osobowe, także w kolejnych naborach pracowników, jeżeli wyrażą Państwo na to zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), która może zostać cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Jeżeli w dokumentach zawarte są dane szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie Państwa zgoda na ich przetwarzanie (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), która może zostać cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Odbiorcy danych osobowych
Odbiorcami Państwa danych osobowych będą pracownicy IBE, upoważnieni do przetwarzania danych osób ubiegających się o zatrudnienie w IBE.
Okres przechowywania danych
Państwa dane zgromadzone w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przechowywane do zakończenia procesu rekrutacji.
W przypadku wyrażonej przez Państwa zgody na wykorzystywanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, Państwa dane będą wykorzystywane przez 9 miesięcy.
Prawa osób, których dane dotyczą
Mają Państwo poniższe prawa:
1) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
3) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
4) prawo do usunięcia danych osobowych;
5) prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Informacja o wymogu podania danych
Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie przez Państwa innych danych jest dobrowolne.
Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Administrator nie będzie przekazywał Państwa danych osobowych poza EOG, z wyjątkiem sytuacji koniecznych, tj. z związku z korzystaniem z usługi Google Workspace, z uwagi na przechowywanie danych przez Google w centrach danych zlokalizowanych również poza terytorium EOG. Przekazywanie danych w tym zakresie odbywać się będzie w oparciu o tzw. standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską (art. 45 ust. 1 RODO).