Główny specjalista/ Główna specjalistka ds. administracyjno-organizacyjnych (Nr ref.: IBE PIB/ZKO/115/Gł. specjalista/-tka ds. administracyjno-gospodarczych/1306/2025/BIP)

  • Drukuj

Instytut Badań Edukacyjnych - Państwowy Instytut Badawczy (IBE PIB) jest placówką badawczą prowadzącą interdyscyplinarne badania naukowe oraz projekty wdrożeniowe dotyczące funkcjonowania i efektywności systemu edukacji w Polsce, a także powiązań edukacji z rynkiem pracy. Instytut uczestniczy w krajowych i międzynarodowych projektach badawczych i wdrożeniowych, przygotowuje raporty, sporządza ekspertyzy oraz pełni funkcje doradcze. W Instytucie pracuje około 400 osób zajmujących się edukacją i rynkiem pracy, w tym uczeniem się przez całe życie. Zatrudniamy socjologów, psychologów, pedagogów, ekonomistów i politologów. Nasi pracownicy to w większości wybitni specjaliści w swoich dziedzinach, posiadający bogate doświadczenie zawodowe obejmujące prace badawcze i wdrożeniowe, współpracę z partnerami społecznymi, w tym biznesem, a także pracę dydaktyczną, pracę w administracji publicznej, marketingowych organizacjach badania rynku i opinii oraz organizacjach pozarządowych.

Aktualnie do Zespołu Komunikacji i Organizacji, poszukujemy osoby na stanowisko:

 

Główny specjalista/ Główna specjalistka ds. administracyjno-organizacyjnych

Wymiar etatu: 1,0 (pełny etat)

Nr ref.: IBE PIB/ZKO/115/Gł. specjalista/-tka ds. administracyjno-gospodarczych/1306/2025/BIP

Miejsce wykonywania pracy: siedziba IBE PIB - ul. Górczewska 8 (praca stacjonarna)

Główne obowiązki:

  • Aktywny udział w procesie wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w IBE PIB:
  • weryfikacja merytoryczna poprawności działania aplikacji (w zakresie odpowiedzialności);
  • analizowanie i proponowanie usprawnień w obiegu dokumentów oraz wykorzystywanych procedurach administracyjnych;
  • automatyzacja codziennych zadań kancelaryjnych;
  • tworzenie bazy wiedzy o użytkowaniu systemu w obszarze funkcjonowania kancelarii.
  • Obsługa korespondencji: 
  • przyjmowanie oraz rejestrowanie korespondencji wpływającej, przekazywanie jej zgodnie z odpowiedzialnością do właściwych organów IBE PIB; 
  • wysyłanie korespondencji oraz przesyłek (zarówno tradycyjnych, jak i elektronicznych), przekazywanych przez innych pracowników Instytutu;
  • prowadzenie rejestru korespondencji.
  • Rejestracja oraz archiwizacja dokumentów: 
  • wprowadzanie dokumentów do systemu EZD zgodnie z wewnętrznymi regulacjami IBE PIB;
  • przekazywanie dokumentacji z zakończonych zadań oraz spraw do odpowiedniego składu chronologicznego;
  • udostępnianie pracownikom lub dyrekcji Instytutu wskazanych dokumentów ze składów chronologicznych.
  • Współpraca z innymi organami Instytutu: 
  • prowadzenie komunikacji wewnętrznej w celu wymiany informacji oraz zapewnienia sprawnego obiegu dokumentów.
  • Szkolenie pracowników: 
  • udzielanie wsparcia oraz szkolenie nowych pracowników w zakresie obsługi zadań kancelaryjnych.
  • Dbanie o bezpieczeństwo informacji: 
  • przestrzeganie zasad poufności i ochrony danych osobowych;
  • zabezpieczanie informacji wrażliwych;
  • odpowiedzialność za niedopuszczenie do nieautoryzowanego dostępu do dokumentacji.
  • Przestrzeganie obowiązujących przepisów i procedur:
  • wykonywanie zadań kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami IBE PIB, w tym Instrukcją kancelaryjną oraz Regulaminem pracy;
  • reagowanie na zauważone nieprawidłowości i zgłaszanie ich przełożonemu.

 

Wymagania wobec kandydatów i kandydatek:

  • Wykształcenie:
  • minimum średnie, preferowane wyższe (mile widziane kierunki: administracja, zarządzanie).
  • Doświadczenie zawodowe:
  • minimum rok doświadczenia na podobnym stanowisku (mile widziane w administracji publicznej).
  • Umiejętności i kompetencje:
  • dobra organizacja pracy własnej, sumienność i dokładność;
  • umiejętność pracy pod presją czasu i w sytuacjach stresowych;
  • umiejętności analityczne;
  • odpowiedzialność;
  • wysoka kultura osobista i komunikatywność;
  • umiejętność pracy w zespole;
  • samodzielność i inicjatywa w działaniu.
  • Znajomość języków obcych:
  • znajomość języka angielskiego na poziomie min. A2 (mile widziana).
  • Umiejętności techniczne:
  • biegła obsługa komputera (środowisko MS Windows) oraz bardzo dobra znajomość narzędzi Google Workspace (Docs, Sheets, Gmail, Calendar);
  • umiejętność obsługi urządzeń biurowych (drukarka, skaner);
  • znajomość systemu klasy EZD będzie dodatkowym atutem.
  • Inne wymagania:
  • praca w godzinach 8:00-16:00;
  • dyskrecja i przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych.

 

Oferujemy:

  • Pakiet benefitów, tj. karta Medicover Sport, ZFŚS;
  • Możliwość korzystania na preferencyjnych warunkach z ubezpieczenia grupowego oraz prywatnej opieki medycznej;
  • Bezpłatny parking pracowniczy;
  • Pracę w zespole dzielącym się wiedzą;
  • Zatrudnienie w instytucie badawczym o długiej tradycji i bogatym doświadczeniu.

Warunki zatrudnienia:

  • Zatrudnienie na umowę o pracę; 
  • Umowa na 3-miesięczny okres próbny;
  • Miejsce wykonywania pracy: siedziba IBE PIB - ul. Górczewska 8 (praca stacjonarna);
  • Wymiar etatu: 1,0 etatu;
  • System czasu pracy: podstawowy.

 

Osoby zainteresowane prosimy o przesyłanie CV oraz opcjonalnie listu motywacyjnego w terminie do 25.06.2025 r. klikając w przycisk:

Aplikuj

Po etapie analizy wszystkich aplikacji, skontaktujemy się z wybranymi kandydatami i kandydatkami.

 

Dostępność:

Instytut Badań Edukacyjnych - Państwowy Instytut Badawczy jest pracodawcą równych szans w zatrudnieniu. Aplikacje rozważane są z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną. 

Jeśli Pani/ Pan jest osobą z niepełnosprawnością, może skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu. Prosimy wraz z dokumentami aplikacyjnymi złożyć kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność. 

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Instytucie Badań Edukacyjnych - Państwowym Instytucie Badawczym, w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, był mniejszy niż 6%.

Prosimy kandydatów i kandydatki o dołączenie Oświadczeń:

1. Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych w kolejnych rekrutacjach:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu wykorzystania ich w kolejnych naborach prowadzonych przez IBE PIB przez okres najbliższych 6 miesięcy” – w przypadku chęci uczestnictwa w kolejnych naborach prowadzonych przez IBE PIB przez okres najbliższych 6 miesięcy.

2. Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, które zamieściłem w CV, liście motywacyjnym lub załączonych do niego dokumentach” – jeśli w składanych dokumentach zawarte są szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO.

Informacja o Wewnętrznej procedurze dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Instytucie Badań Edukacyjnych - Państwowym Instytucie Badawczym

Instytut Badań Edukacyjnych - Państwowy Instytut Badawczy informuje o przyjęciu Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Procedura została opublikowana na stronie internetowej Instytutu Badań Edukacyjnych - Państwowy Instytut Badawczy, w zakładce “INSTYTUT” (link do strony: https://ibe.edu.pl/pl/zgloszenia-naruszenia-prawa).

Informacja o przetwarzaniu danych osób ubiegających się o zatrudnienie.

Administrator

Administratorem Państwa danych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Instytut Badań Edukacyjnych - Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie (01-180), przy ul. Górczewskiej 8 (IBE PIB), jako pracodawca.

Inspektor ochrony danych

Mogą się Państwo kontaktować z inspektorem ochrony danych osobowych pod adresem poczty elektronicznej: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi. lub wysyłając korespondencję na adres siedziby IBE PIB.

Cel i podstawy przetwarzania

Państwa dane osobowe w zakresie wskazanym w przepisach prawa pracy (art. 22 (1) ustawy z dn. 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (dalej: KP) oraz Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dn. 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej) będą przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego (w przypadku danych określonych w art. 22 (1) § 1 pkt 1 – 3 KP podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO*, zaś w przypadku danych określonych w art. 22 (1) § 1 pkt 4 – 6 KP podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO*), natomiast inne dane nie określone przepisami prawa – na podstawie Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO*), która może zostać cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony w zakresie zaistnienia wzajemnych roszczeń, jeżeli będą one dotyczyć zatrudnienia, na podstawie prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez IBE PIB lub przez stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f RODO*).

IBE PIB będzie przetwarzał Państwa dane osobowe także w kolejnych naborach pracowników, jeżeli wyrażą Państwo na to zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO*), która może zostać cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Jeżeli w dokumentach zawarte są dane szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO*, konieczna będzie Państwa zgoda na ich przetwarzanie (art. 9 ust. 2 lit. a RODO*), która może zostać cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być podmioty lub organy, którym IBE PIB jest zobowiązany lub uprawniony udostępnić dane na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Ponadto mogą być one udostępnione podmiotowi świadczącemu na rzecz IBE PIB usługę dostawy poczty elektronicznej lub innych systemów informatycznych oraz innym podmiotom przetwarzającym dane na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Okres przechowywania danych

Państwa dane osobowe w przypadku zatrudnienia w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przetwarzane przez cały okres zatrudnienia, a następnie przez okres wskazany przez przepisy prawa pracy i inne przepisy szczególne.

Państwa dane osobowe w przypadku niezatrudnienia w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przechowywane nie dłużej niż przez 3 lata, licząc od dnia  zakończenia procesu rekrutacji. 

W przypadku wyrażonej przez Państwa zgody na wykorzystywanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, Państwa dane będą wykorzystywane przez 6 miesięcy, licząc od dnia zakończenia procesu rekrutacji.

Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują  Państwu poniższe prawa:

1) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

2) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;

3) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

4) prawo do usunięcia danych osobowych;

5) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;

6) prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Informacja o wymogu podania danych

Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22 (1) KP jest dobrowolne, ale niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie przez Państwa innych danych osobowych jest dobrowolne i pozostaje bez wpływu na możliwość udziału w procesie rekrutacyjnym.

* Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.)

Automatyzacja w procesie rekrutacji

W ramach procesu rekrutacyjnego korzystamy z systemu eRecruiter, który może automatycznie analizować Państwa dane w celu oceny dopasowania do danego stanowiska na podstawie określonych kryteriów (np. doświadczenia zawodowego, umiejętności). Ostateczna decyzja o zakwalifikowaniu kandydatów do kolejnych etapów procesu rekrutacyjnego podejmowana jest przez komisję rekrutacyjną, zatem nie jest to zautomatyzowane podejmowanie decyzji.